Author Topic: 【天问】政府和大型企业常用公文文体及写作处理办法  (Read 512 times)

laofuzi

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常用公文文体及写作处理办法

㈠ 常用公文文体
依据国务院办公厅2000年8月24日所颁布的《国家行政机关公文处理办法》中对公文文体的相关规定与解释,并结合xx工作实际,特核定以下10类常用公文文体:
1. 会议纪要:记录和传达会议情况、议定事项、布置工作,是开展工作的依据。
2. 会谈纪要:记录与外单位进行商务会谈时所达成的共识及所明确的相关工作。
3. 情况通报:对集团决策层领导重要讲话内容的传达。
4. 学习与研究:记载、传达各种具有参考价值的专家讲话、干部员工心得体会等。
5. 请示:向上级单位请求指示、批准。
6. 公函:与不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
7. 报告:向上级单位汇报工作,反映情况,答复上级单位的询问。
8. 通知:用于转发其他单位公文,传达要求下级单位办理和有关单位周知或执行的事项等。
9. 通报:表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况,一般不含具体工作布置内容。
10. 工作简报:对重要活动、会议相关情况的记录,以通报和传递信息为目的,篇幅短小,带有一定新闻性质。
㈡ 公文文体选择中需注意的问题
1. 请示与函的区别
请示与函的主要区别在于行文关系上。请示主要用于有隶属关系的上下级单位之间,下级单位以请示向上级单位行文请求指示批准重要事项。函则用于平级单位之间以及没有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。
2. 请示与报告的区别
请示、报告(情况汇报)最大的相同之处是均属上行文,二者区别在于:
⑴ 行文时间:请示一般是事前行文,而报告在事前、事后及事中皆可行文。
⑵ 行文目的:请示旨在请求上级批准、指示、支持和帮助,需要上级批复,重在呈请。报告旨在向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级询问,不需要上级答复,重在呈报。
⑶ 主送机关:请示一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式。而报告在遇到灾情、疫情等紧急情况需要多级领导机关尽快知道时可写多个主送机关。
⑷ 写法不同:请示内容单一,一事一文,侧重于讲明原因,陈述理由,表述事项,要求体现请求性,篇幅较小。报告则内容较杂,容量可大可小,侧重于概括陈述情况,总结经验教训,形式多样,表述灵活,体现报告性。
⑸ 处理方式:请示属办件,收文机关必须及时批复。报告多数是阅件,除需批转建议报告外,上级机关对其余各类报告不必行文。
㈢ 常用公文的写作技巧
从写作技巧上看,以上10种公文可分为四类:一是会议纪要、会谈纪要;二是情况通报、学习与研究;三是请示、函、报告、通知、通报;四是工作简报。下面,分别对会议纪要、情况通报、请示、工作简报4种公文的写作技巧进行阐述:
1. 会议纪要
准确性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神、议定事项、布置工作的概要纪实,不能随意增减和更改内容,任何不真实的材料都不得写进会议纪要;会议纪要印发后将作为开展工作的依据性文件,故要确保准确、具体,避免遗漏、偏差,对于布置工作,要明确工作内容、责任人、完成时限。
概括性。会议纪要必须精其髓、概其要,以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。
条理性。会议纪要必须对会议精神和议定事项、布置工作分类别、分层次予以归纳概括,使之眉目清晰、条理清楚。
措辞。会议纪要用“会议”作主语,一般不用与会领导作主语,如“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、“会议强调”、“会议听取了”、“会议讨论了”等。为使会议纪要更加简洁明了,也可适当将主语略去。
正确区分议定事项与布置工作。议定事项一般是关于某项工作原则性、方向性的要求,一般不需要定期反馈进展情况,而布置工作一般都有明确的责任人和完成时限,并需要定期反馈进展情况。
其它。对于较复杂的会议,可将会议的议定事项和布置工作分成几个大的问题,然后分项来写;对于专业性较强的会议,建议在形成会议纪要初稿后征询相应部门和责任人的意见,防止出现常识性错误或对议定事项、布置工作的描述出现偏差。
2. 情况通报
领会讲话的基本内容和精神实质。这是整理好讲话的前提,这样做的目的在于从全局考虑问题,从整体把握讲话的主题思想、基本思路以及主要的表达方式等,从宏观层面把握整理稿的大原则、大方向,确保整理出来的录音稿在思想上、认识上及重要观点上不出偏差,切忌在通篇意思没有弄懂的情况下,就词论词、就句论句地进行修改。
充分尊重原意,尽量保留原话原句。这是整理讲话的基本要求,不能别出心裁,违背讲话者意图进行大篇幅地改写,尽量使用原句、原语,让其本意或个人的语言风格得到充分的体现。但是,尊重原意不等于照搬照抄,尽量保留原句不等于原封不动。要正确处理好引用原句与书面表达之间的关系。
合理进行必要补充与完善。领导讲话的特点是在思维上往往具有一定的跳跃性,表达不一定全面、系统、连贯。所以在整理时,要仔细揣摩前后文的语境意思,将讲话者没有说出来的话补充进去。常见的有以下几个方面:一是与会者熟知的情况,讲话者觉得没有必要重复,往往被省略了。二是对有些相对固定的说法或有关的政策、法规文件的名称、对人的称谓等,讲话者有时只是点到为止,不一定作全面、规范的表述。三是表达不够到位的思想、观点等。如果不补充,不但意思不完整,难以理解,而且因为表述不规范,影响讲话的严肃性。四是领导想表达的意思,由于没来得及认真细致的思考,该表达的而没有完全表达。
补充相关内容要动脑筋,要在“合理”二字上下功夫,所谓合理,即要合乎讲话者原意,要体现讲话者主旨,不能偏离正常轨道。补充的语言要尽可能地简短,最好是一两句以内,能够用一个词语的,不用一句话;能够用一句话的,不要用两句话,尽量做到简洁有力,不冲淡原语原句意思。
适当调整和删减。由于讲话大多为即席或脱稿,每句话的意思不一定都完整、准确,思路也不一定都沿着正常的“轨道”运行。在整理中,要本着认真负责的态度,按照行文规范和语言规范的要求,适当地予以调整和删减。
调整和删减是比较复杂的,要慎之又慎。出现较多的情况有以下几种:一是重复的语句。有些话虽然重要,但重复多次,不一定都保留,应尽量删除,避免重复啰嗦。二是口语化的语言。口头讲话与书面讲话不同,容易口语化。对这些口语化的东西也要尽量删减,最大限度地减少其出现的频率。三是逻辑上出现跳跃的内容。如对同一个问题的阐述,在讲话的多个地方都提到,应尽量将这些内容整合在一起,集中在一个小的主题之下,以避免出现结构混乱;四是离题较远的内容。由于临场发挥,难免出现一些与主题关系不够密切的内容。这些内容如果对突出主题帮助不大,衔接起来又有较大难度,应予以删去。五是某些表示客套的内容。出于礼貌,有时候需要讲一些客套话,特别是有上级领导到会或有贵宾在座的时候,客套话可能更多一些。但把讲话整理出来作为正式讲稿或文件下发时,应尽量减少。六是讲话时出现不准确的内容。如因一时疏忽而出现的“张冠李戴”、“似是而非”或容易造成误会的东西,应予以纠正,不能让明显的错误出现在经过整理的讲话稿中。
3. 请示
标题。一般由发文机关、事由和文种构成。标题中的事由要明确,语言要简明。由于“请示”本身含有请求、申请的意思,所以标题中应尽量不再出现“申请”、“请求”一类词语。
正文。请示的正文由请示的原由、事项和请示惯用结束语三部分组成。原由,即请示的理由或根据。这部分内容既要实事求是、有理有据、说明充分,又要条理清楚、开门见山。原由是写请示的关键,直接关系到请示事项能否成立,关系到上级机关的审批态度。如果原由比较复杂,还必须写明必要的事实和数据,不能为追求简要而作简单化处理,而要让领导知晓批准或不批准这个请示,将分别出现什么局面。事项,即请求上级机关给予指示、批准、支持或帮助的具体内容。事项要具体,所提的要求要有可行性和可操作性,不能空洞无物,否则,即使获得批准,也不知道如何落实。
一事一报。在一份请示中,只能就一项工作、一种情况或一个问题作出请示,不得在一份公文中就若干不相关事项请求指示和批准。如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请示,可以同时写出若干份请示,它们各自都是一份独立的文件,有不同的发文字号和标题。
4. 工作简报
准确真实。简报作为加强领导和推进工作的重要工具,内容必须保证绝对真实、准确,简报所选用的任何材料,包括人名、地点、时间、情节、数字、引语、因果关系等等,都完全准确无误,没有丝毫的虚构、夸张、缩小和差错。特别是在预估成绩和宣传先进时,更要严格把握分寸,有一说一,有二说二,实事求是,恰如其分,留有余地。
简明扼要。简报的写作必须做到简短、明快,用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。具体来说,一是主题集中,如果简报所涉及的内容较多,可以把想说的问题进行归纳、提炼,抓住最能反映事物性质的东西做主题;二是精选材料,围绕主题精心挑选典型事例,不能也没有必要写尽事物的整体,做到不堆砌、不罗列、不雷同、少而精。


note:
北京市人民政府办公厅转发 《国务院办公厅关于发布<国家行政机关 公文处理办法>的通知》的通知
http://www.beijing.gov.cn/zfxxgk/110001/szfbgtwj/1987-03/07/content_fd33a40e4a1c424c899feae902332856.shtml



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